Microsoft Bookings ja FindTime (Ajoituskysely)- ohje
Palveluiden esittely
Microsoft Bookings ja FindTime ovat hyödyllisiä ajanhallintatyökaluja, jotka täydentävät toisiaan. Bookings soveltuu paremmin asiakasajanvarauksiin, kun taas FindTime on paras ratkaisu sisäisten ja ulkoisten kokousten aikatauluttamiseen.
Microsoft Bookings (suomeksi Microsoft Bookings) on varausjärjestelmä, joka mahdollistaa asiakkaiden ajanvaraukset organisaation tarjoamiin palveluihin. Varausjärjestelmä asetetaan Bookings palvelussa ja kalenterivaraukset siirtyvät Outlookiin.
FindTime (suomeksi Varaukset) on Outlook-toiminto, joka helpottaa kokousten sopimista tarjoamalla äänestyspohjaisen aikataulutuksen osallistujille. Käytetään suoraan Outlookissa.
Molemmat työkalut täydentävät toisiaan ja niitä voidaan käyttää yhdessä tehokkaan ajanhallinnan saavuttamiseksi.
Opiskelijoiden ja huoltajien varauksia kannattaa käyttää Wilman varaustoimintoja
Microsoft Bookings
Mikä on Microsoft Bookings?
Microsoft Bookings on helppokäyttöinen ajanvarausjärjestelmä, joka on osa Microsoft 365 -pakettia. Se mahdollistaa organisaation palveluiden tarjoamisen asiakkaille ajanvarausten avulla.
Ominaisuudet
Helppo verkkopohjainen ajanvarausjärjestelmä asiakkaille.
Mukautettavat palvelut ja aikataulut. Voit profiloida tietyt ajankohdat tietyille palveluille.
Automaattiset sähköposti- ja tekstiviestimuistutukset.
Kalenterin synkronointi Microsoft Outlookiin.
Raportointi ja analytiikka ajanvarauksista.
Hyödyt
Säästää aikaa automaattisten varausten avulla.
Parantaa asiakaskokemusta ja saavutettavuutta.
Vähentää päällekkäisyyksiä ja aikataulutusvirheitä.
Käyttöohje - henkilökohtainen varaussivu
Kirjaudu sisään Microsoft 365 -tilillesi osoitteessa Bookings .
Luo uusi ajanvarauskalenteri valitsemalla "Luo kokoustyyppi".
Voit luoda yhden tai useampia kalentereita. Jos tarjoamiasi palveluita ei ole tarpeen eriyttää eri päiville tai aikoihin, riittää yksi ajanvarauskalenteri, esimerkiksi “Tapaaminen kanssani”.
Täytä tapaamisen tiedot.
Huomioi, että tilavarauksia ei pysty tekemään tässä. Helpointa on valita Teams vaihtoehto tai sitten Teams pois ja tilaksi sellainen mihin on aina pääsy, esimerkiksi oma toimisto.
Julkinen varauskalenteri näkyy muiden kalenteriesi joukossa (jos useita varauskalentereja) ja yksityinen taas ei näy, jolloin se jaetaan asiakkaille linkin kautta.
“Ajoita mukauttaminen”-kohdassa voit määritellä tarkemmin varattavia aikoja. Oletuksena Bookings seuraa kalenterisi varattuja aikoja, eikä varaa niiden päälle. Käytössä on myös oletusajat, jotka tulevat Outlookin työpäivämäärittelyistä. Pääset tarkastamaan ne “Näytä normaalit kokousajat“ kohdasta. Huomio, että kalenterissasi olevat tapahtumat, joita ei ole hyväksytty, ovat varauskalenterin aikataulussa varattavissa!
Lisätiedot napin takaa voit säätää poikkeuksellisia aikatauluja oletusarvojen sijaan. Puskuriaika on hyödyllinen toiminto, jolla voi jättää tapaamisten väliin siirtymä/valmistautumisaikaa.
Kun tiedot on syötetty paina yläkulmasta “Tallenna”.
Kalenterisi on nyt julkaistu!
Voit jakaa kalenterin asiakkaalle linkillä tai sähköpostilla. Jaa yksittäinen kalenteri kyseisen varauskalenteri yläkulmasta (1.) tai jaa kaikki kalenterisi oikean reunan jakonapista (2.)
Asiakkaan näkymä
FindTime (Ajoituskysely)
Mikä on FindTime?
FindTime on Microsoft Outlookin lisäosa, joka helpottaa kokousten aikataulutusta antamalla osallistujille mahdollisuuden äänestää sopivimmasta ajankohdasta. Tavoitteena on löytää isommalle joukolle yksi tapaamisaika.
Ominaisuudet
Kokousaikojen ehdottaminen ja äänestäminen.
Automaattinen kokouksen ajoitus eniten ääniä saaneelle ajalle.
Integrointi Outlook-kalenteriin ja Teamsiin.
Helppo käyttö sekä sisäisille että ulkoisille käyttäjille.
Hyödyt
Tehokas ja nopea kokousten sopiminen.
Vähentää sähköpostiviestien määrää aikataulutuksessa.
Lisää läpinäkyvyyttä ja joustavuutta kokousjärjestelyihin.
Käyttöohje
Avaa Outlook ja siirry kalenteriin.
Luo uusi kokouskutsu Outlookissa.
Valitse työkaluriviltä "FindTime" ja lisää kokousvaihtoehdot.
Valitse useita sopivia ajankohtia, jotka osallistujat voivat äänestää.
Voit valita kalenterin avulla useamman päivän aikoja, ruksi ne jotka haluat esittää kokousvaihtoehtona. Lopuksi paina “Seuraava”.
Valitse asetukset ja lähetä kokouskutsu, jolloin osallistujat saavat sähköpostin, jossa on äänestyslinkki.
“Kyselyasetusten hallinta” kohtaa napsauttamalla saat lisäasetukset auki.
Eteesi aukeaa kutsu ikkuna, paina vielä lähetä.
Pääset katsomaan äänestyksen tuloksia valitsemalla kalenterista yhden ehdotetuista ajoista ja valitsemalla “Äänestyksen tulokset”
Jos valitsit kohdassa 5 “Ajoita, kun osallistujat saavuttavat yksimielisyyden” varataan kokous automaattisesti kalenteriisi ja muut paikkaa varaa kalenterivaraukset poistetaan.
