04. Visma Sign allekirjoitustavan valinta
Visma Sign mahdollistaa sähköiset allekirjoitukset sekä vahvalla tunnistautumisella että kevyellä tunnistautumisella.
Vahvassa tunnistautumisessa käyttäjä tunnistautuu esim. verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella, ja dokumenttiin lisätään tämän jälkeen henkilön digitaalinen allekirjoitus.
Kevyeen tunnistautumiseen riittää henkilön oma sormen tai hiiren avulla kirjoitettu allekirjoitus. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että allekirjoittaja avaa sähköpostiin tulleen kutsulinkin, syöttää salasanan, piirtää allekirjoituksen sekä kirjoittaa lopuksi nimenselvennyksen.
Allekirjoittaminen ilman vahvaa tunnistautumismenetelmää on vahvan tunnistautumisen tapaan juridisesti täysin sitovaa.
Visma Sign - kevyen tunnistautumisen valinta M-Filesissä
Oletuksena M-Filesin kautta Visma Signiin lähetetyissä allekirjoituskutsuissa käytetään vahvaa tunnistautumista.
On kuitenkin tilanteita, joissa vahvaa tunnistautumista ei voida käyttää kaikkien allekirjoittajien kanssa. Syynä voi olla esim. se, että käyttäjällä ei ole pankkitunnuksia tai muuta vahvan tunnistautumisen tapaa käytössään. Tällöin voit valita käyttöön kevyen tunnistautumisen. Se tapahtuu seuraavasti:
Lisää dokumentti M-Filesiin normaalisti.
Dokumentin metatiedoissa määritä dokumentin allekirjoittajat Visma Sign Allekirjoittajat kohdassa.
Kohdassa Käytä vahvaa tunnistautumista valitse valikosta Ei.
Tallenna dokumentti.
Siirrä dokumentti työnkulussa tilaan Allekirjoita käsin ja tallenna.
Siirrä dokumentti työnkulussa tilaan Lähetä allekirjoituskutsut ja tallenna.
Nyt dokumentti on lähetetty Visma Signiin ja allekirjoituskutsut allekirjoittajille.
Huom! Valittua tunnistautumistapaa käytetään aina kaikkien dokumentin Visma Sign -allekirjoittajien kanssa. Et voi valita yhdelle allekirjoittajalle vahvaa ja toiselle kevyttä tunnistautumista.